bip-header

Biuletyn Informacji Publicznej

herb bip

przestrzen otwarta

godlo

Województwo Podkarpackie

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

UZYSKIWANIE WPISU DO REJESTRU PRZECHOWAWCÓW AKT OSOBOWYCH I PŁACOWYCH

Podstawa prawna:
1) art. 51 b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz. 1506 ze zm.),
2) ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1829 ze zm.),
3) ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257), 
4) rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284),
5) rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. Nr 68, poz. 596),
6) rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240),
7) ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1827 ze zm.),
8) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330).

Opis sprawy/osoby zainteresowane:
Informacja jest skierowana do przedsiębiorców zainteresowanych uzyskaniem wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, wymaganego przy prowadzeniu działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.
Marszałek Województwa Podkarpackiego jest organem prowadzącym rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych, którzy wykonują działalność objętą wpisem na terenie województwa podkarpackiego.
Wpisu do rejestru dokonuje się na wniosek przedsiębiorcy. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie.

Wymagane dokumenty:
1. Wniosek (propozycja formularza do pobrania) zawierający następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;
2) numer w rejestrze przedsiębiorców;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5) określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
7) oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a) nie ma zaległości podatkowych,
b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.

2. Oświadczenie (propozycja formularza do pobrania) następującej treści:
"Oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.".
Oświadczenie powinno również zawierać:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;
2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Opłaty:
1. Wysokość opłaty skarbowej:
- za wpis do rejestru - 616 zł,
- za zmiany wpisu w rejestrze dotyczące rozszerzenia zakresu dzialalności objętej wpisem (tj. za dodatkowe miejsce prowadzenia tej działalności) 50% stawki określonej od dokonania wpisu - 308 zł,
- za wydanie zaświadczenia, na wniosek przedsiebiorcy, o wykreśleniu wpisu z rejestru - 17 zł,
- za wydanie zaświadczenia, na wniosek przedsiębiorcy, innego niż ww. a dotyczącego wpisu do rejestru - 17 zł. 
2. Termin i sposób wnoszenia opłaty:
- obowiązek wniesienia opłaty skarbowej od dokonania czynności urzędowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej,
- zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się gotówką w kasie Urzędu Miasta Rzeszowa lub bezgotówkowo na rachunek:
Urząd Miasta Rzeszowa
Rynek 1
Nr 17 1020 4391 2018 0062 0000 0423
z dopiskiem: opłata za dokonanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Sposób składania dokumentów:
1) korespondencyjnie pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego
Departament Organizacyjno-Prawny
al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów
2) osobiście:
Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego
Departament Organizacyjno-Prawny - Kancelaria ogólna
Rzeszów, al. Łukasza Cieplińskiego 4, parter
(w poniedziałek w godz. 7.30-18.00, od wtorku do piątku w godz. 7.30-15.30).

Szczegółowe informacje i wyjaśnienia można uzyskać w pokoju nr 228, tel. 17 850 17 78.

Termin i sposób załatwienia sprawy:
Wnioski o dokonanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych załatwia się zgodnie z art. 67 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, w terminie 7 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku wraz z załączonym oświadczeniem.

Tryb odwoławczy:
Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej, na którą służy stronie odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Rzeszowie. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji za pośrednictwem Marszałka Województwa Podkarpackiego.

WARUNKI WYKONYWANIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ W ZAKRESIE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI OSOBOWEJ I PŁACOWEJ PRACODAWCÓW O CZASOWYM OKRESIE PRZECHOWYWANIA:
1) posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz właściwe warunki jej udostępniania;
2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Informacje dodatkowe:

Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa:
1) wszelkie zmiany takich danych, jak:
- firma przedsiębiorcy oraz jego siedziba i adres,
- numer w rejestrze przedsiębiorców,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy,
- określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem,
- określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia,
2) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych, dostepną pod adresem:

https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php

Do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r., poz. 459 z późn. zm.) dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.

Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Załączniki do niniejszej informacji zawierają Rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych oraz Zasady przeprowadzenia analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiębiorcę realizującego działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania oraz ogólny schemat prowadzenia kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, stanowiące załaczniki do Zarządzenia Nr 34/2017 Marszałka Województwa Podkarpackiego z dnia 8 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia zasad przeprowadzania analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiebiorcę realizującego działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

Inne biuletyny